Kanban es un flujo de trabajo visual, por lo que utiliza un tablero físico o digital para planear y hacer el seguimiento de tareas. En un tablero kanban se utilizan tarjetas, columnas y lo más importante, el concepto de progreso constante. Esto permite cierto control sobre el equipo y lo obliga a comprometerse a terminar el trabajo de manera continua.
David Anderson, uno de los creadores de esta metodología, fue el que construyó la base de la estructura de un tablero kanban, tiene cinco componentes:
- Señales visuales (normalmente son tarjetas)
- Columnas o listas
- Límites de tiempo para los trabajos pendientes
- Un compromiso final de entrega
- Una entrega final
Uno de los flujos de trabajo kanban más comunes y simples se compone de las listas: «Por hacer», «Hecho» y alguna que otra lista adicional dependiendo de la complejidad del proyecto. Vamos a usar este tablero de Trello para estudiar los elementos de un tablero kanban.
- Bitácora (Backlog): en esta lista se desglosa el proyecto y las partes se colocan en tarjetas individuales. También se pueden agregar tareas en las que el equipo piensa trabajar en un futuro o en las que se tendrán que trabajar eventualmente pero que todavía no se pueden colocar en la lista «Por hacer».
- Diseño: esta lista sirve para colocar las tarjetas de la bitácora que necesitan complementarse aún más. Cuando sucede esto, el equipo debe investigar o diseñar antes de moverla a la lista «En progreso».
- Por hacer: cuando la información de la tarea se ha complementado, la tarjeta se mueve a esta lista. Esta es la señal para que el equipo empiece en trabajar en ella. En este punto, se asigna a un miembro del equipo como encargado de esa tarea y se fijan las fechas de entrega.
- En progreso : cuando se mueven las tarjetas a esta lista significa que se está trabajando en ellas. Así, todo el equipo puede ver quién está trabajando en qué. Las tarjetas de Trello también facilitan la colaboración gracias a la función «Comentario», que permite hacer preguntas sobre las tareas.
- Revisar/probar: cuando una tarea está casi terminada, se mueve a esta lista para que alguien más la revise. (En el ejemplo anterior, se usó como plantilla la lista «Revisión de Código», pero puede ser una revisión de cualquier trabajo)
- Hecho: cuando la tarea se ha revisado y aprobado, se puede mover a esta lista. Es tiempo de celebrar porque tu equipo va hecho una bala con sus tareas
Recuerda, el objetivo principal del método kanban es gestionar las tareas en las que se está trabajando. Esto significa que el equipo solamente debe trabajar en un número definido de tareas a la vez, para cada proyecto. Cuando se limita la cantidad de tareas en las que se está trabajando, es mucho más fácil identificar las tareas que requieren más atención o más tiempo.
Si quieres coordinar a tu equipo, las tareas y los proyectos, les ayudaría utilizar estos Power-Ups de Trello:
- Power-Up «Límites de lista”: este Power-Up permite delimitar el número máximo de tarjetas que pueden estar en una lista. Si se agregan demasiadas tarjetas en la lista, esta se resaltará automáticamente para que todos vean que esta parte del flujo de trabajo se está atrasando
- Power-Up «Envejecimiento de tarjetas»: ¿tienes demasiadas ideas en tu bitácora? Puedes usar el Power-Up Envejecimiento de tarjetas para detectar rápidamente las tarjetas que no han estado activas en un buen rato. Esas tarjetas cambian su apariencia para indicarte que es hora de que les eches un ojo.
- Power-Up Approvals: puedes activar este Power-Up cuando muevas las tarjetas a cualquiera de las listas de revisión. Así los managers pueden darle el visto bueno a las tareas con un sólo clic (todos reciben la señal de que la tarea se puede mover a la lista «Hecho»).
Con un tablero kanban digital todos tienen acceso a todo el trabajo sin importar en dónde te encuentres o en dónde se encuentre tu equipo. Además fomenta la colaboración con los demás y permite estar al tanto con las actualizaciones. Un tablero kanban también funciona como una «fuente de datos» porque puedes comentar las tarjetas, adjuntar documentos y más.
El método kanban es una manera muy efectiva para lograr que los equipos sean más productivos, flexibles y claros.
Fuente: https://blog.trello.com/es/metodologia-kanban
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