1.- Overview
Lean Six Sigma es una metodología de mejora de procesos que combina las ventajas de ambas técnicas de Lean Manufacturing y Six Sigma para ayudar a las empresas a agilizar las operaciones, aumentar el valor y reducir los residuos.
Las desventajas de estas técnicas son que pueden ser complejas e involucrar una significativa formación. Pero hay una serie de beneficios que las empresas pueden lograr con el uso de estas herramientas.
2.- Aumenta la participación de los empleados
Uno de los grandes beneficios de Lean Six Sigma es un aumento de la participación de los empleados a través de su participación en los equipos de mejora de procesos diseñados para ayudar a mejorar los procesos y aumentar el valor para sus clientes, internos y externos.
Al involucrar a los empleados en la ejecución de estos programas, adquieren un mayor aprecio por el impacto de la labor que realizan en los resultados empresariales, así como una apreciación de cómo el trabajo de otros empleados y departamentos también contribuyen al éxito.
3.- Reduce costos
Para las empresas que participan en actividades Lean Six Sigma, uno de los principales beneficios deseados es una reducción en los costos asociados con las mejoras en los procesos de requerir menos tiempo (y recursos empleados) para disminuir los defectos o errores que pueden dar lugar a correcciones.
Mediante el examen de las distintas etapas de un proceso, la comprensión de lo que los clientes valoran y luego tomar medidas para eliminar los pasos innecesarios al tiempo que aumenta el valor, las empresas que utilizan metodologías Lean Six Sigma encuentran que pueden reducir significativamente los costos y mantener con frecuencia cada vez mayor, el valor del cliente.
4.- Mayor satisfacción del cliente
La metodología Lean Six Sigma implica un fuerte enfoque en las necesidades y requerimientos del cliente y el valor de la entrega a los clientes, uno de los beneficios del uso de estas técnicas es un aumento de la satisfacción del cliente.
Lean Six Sigma se centra no sólo en la mejora de productos, sino también la mejora de los métodos de entrega de productos y otras actividades de servicio al cliente que pueden afectar a la satisfacción del cliente.
En última instancia, la mayor satisfacción del cliente dará lugar a la repetición de negocios, el aumento positivo del boca-a-boca y con una implementación exitosa, aumentar las ventas y el éxito general del negocio.
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¡Es hora de certificarte!
Cuando un equipo o una empresa se inicia en Kanban es muy habitual que se deje llevar por unos mitos y un conocimiento incompleto que se traduzca en errores en su implementación.
No es malo empezar de esta manera. Kanban es una metodología basada en el cambio gradual pero continuo. No ser consciente de estos problemas llevará a obtener una parte muy pequeña del gran potencial de mejora que permite este método.
Kanban abre las puertas a un gran potencial, pero aplicado en pequeñas dosis que permiten una rápida realización de mejoras atacando los cuellos de botella y puntos de apalancamiento que existan en nuestro sistema de trabajo.
1.- Tablero simplista
Un error muy típico cuando se tiene el primer contacto con Kanban es creer que, si creas un tablero con las columnas “To do”, “Doing”, “Done” o bien añadiendo una de “Ready” ya puedes capturar con eficacia las ventajas de gestionar visualmente tu sistema.
En Kanban existen muchas prácticas de gestión visual que permite representar de forma muy rica el flujo de trabajo (workflow) en un tablero.
Si no se añade riqueza al estado más importante para la gestión (la columna del doing) en forma de diferentes pasos si ello es posible, no tendremos más que una lista de tareas visual.
Con un tablero bien diseñado tú y tu equipo podrás:
- Conocer el nivel de avance de trabajo complejo y lo que queda pendiente.
- Identificar y hacer transparentes los problemas que causan retrasos o problemas de calidad en las entregas.
- Clarificar el trabajo más prioritario y cómo focalizarse para entregarlo en el momento requerido.
- Reducir el tiempo de las reuniones de coordinación.
- Mejorar la colaboración y tomar mejores decisiones como equipo, alineándoos de forma más efectiva.
Un buen tablero representa los estados más importantes de los workflows de nuestros equipos, los límites al trabajo en curso, los tipos de peticiones y su prioridad, los ítems con problemas o bloqueos, etc.
2.- Representar tareas
Otro problema habitual es representar tareas en el tablero. Lo idóneo en Kanban es representar ítems, es decir, servicios o peticiones que nos realiza un cliente, que obtendrá valor cuando las reciba una vez finalizadas.
Representar tareas demuestra que el equipo tiene un enfoque interno y no al cliente. Al cliente no le importa la cantidad y tipo de tareas que tengas que realizar para ejecutar su petición. No le importa la cantidad de tareas con la que hayas decidido realizar el servicio que ha pedido. Lo que le importa es cuándo lo tiene y que les proporcione los beneficios deseados.
Una petición puede necesitar diversas tareas para completarse. Pero ejecutar las tareas más rápido no lleva a completar las peticiones antes. Especialmente si se van alternando tareas de peticiones diferentes (lo que en el fondo no deja de ser multitasking) en lugar de centrarse en tomar y finalizar una petición concreta.
Si en lugar de hacer esto se van asumiendo continuamente tareas de diferentes peticiones los tiempos de entrega se alargarán insoportablemente. Y por mucho que se haya limitado el número de tareas que se puedan ejecutar simultáneamente en el fondo lo que estaremos haciendo será multitasking entre diferentes peticiones.
Representar ítems que sean entregables, servicios o peticiones en lugar de tareas hace que sea muy directo y simple medir su tiempo de entrega. Representar tareas puede hacer infernalmente complicado el conocer el tiempo de ejecución de dichos ítems.
3.- Copiar un tablero
Otro patrón frecuente es copiar un tablero de otro equipo o empresa que tenga una actividad similar a la nuestra. No hay nada malo en buscar inspiración. Al contrario. Pero hay que huir de las soluciones estándares. Copiar un tablero de otros hará que no traslademos al mismo:
- Las características únicas de los problemas más acuciantes para nuestro equipo.
- Las capacidades y proceso de trabajo concreto de nuestro equipo.
- Las prioridades de nuestros servicios.
- Los criterios de aceptación de las peticiones para nuestros clientes.
Todas ellas son diferencias muy sutiles pero que se traducen en diferencias que pueden llegar a ser muy importantes respecto a la forma en que debería estar diseñado nuestro tablero (y sistema) para ser realmente efectivos.
4.- Utilizar el tablero para asignar tareas y controlar el equipo
Un patrón común en organizaciones que no tienen una cultura ágil es que los managers conviertan el tablero en una herramienta de control.
Utilizarían el tablero para hacer visible la carga de trabajo de los diferentes miembros del equipo para luego asignarles el trabajo asumiendo una función de dispatching así como de pedir cuentas sobre los plazos o esfuerzos requeridos.
No hace falta decir que esto enseguida inhibirá la colaboración y creará resistencia. Se empezará a no indicar toda la información relevante, lo que hará descarrilar enseguida el sistema Kanban.
El éxito de un sistema Kanban requiere reconocer las peculiaridades del trabajo de conocimiento complejo además transparencia, confianza y respeto. Es un sistema adoptado por los participantes porque les facilita hacer bien el trabajo, no un sistema impuesto. No es un sistema para que trabajen más sino para que entreguen más valor.
5.- No limitar el WIP
Limitar la cantidad de trabajo en curso (WIP o work-in-progress) es una práctica central en Kanban que permite reducir los tiempos de entrega y aumentar la predictibilidad de los mismos.
Limitar el WIP es una práctica contraintuitiva. Parece que limita la libertad para asumir cambios en forma de iniciar nuevo trabajo. Y esto rompe con determinados estilos de dirección centrados en empujar el trabajo hacia los equipos en lugar de centrarse en ayudarlos a que finalicen trabajo.
En realidad, limitar el WIP no limita la flexibilidad sino todo lo contrario. Asegura tiempos de ejecución muy cortos lo que permite ser flexibles y que el nuevo trabajo urgente prácticamente no tenga que esperar, especialmente esta práctica se combina con el compromiso diferido. Pero también obliga a ser disciplinados y selectivos a la hora de priorizar porque si no se tendrá un sistema sobrecargado de trabajo que entregue tarde y con poca calidad.
6.- No mejorar el sistema continuamente
Kanban es una metodología de mejora y transformación. Implantarlo pero luego no utilizarlo para mejorar el sistema de trabajo existente va a llevar a reproducir los mismos resultados y problemas que existían anteriormente.
La gestión visual, el enfoque a mejorar los tiempos de entrega y la calidad son prácticas que catalizan la transformación que es el propósito de este método.
Una de las formas usuales en las que se manifiesta la no institucionalización de la mejora continua es implementar el tablero pero no evolucionarlo.
Si queremos mejorar nuestro sistema de trabajo tendremos que afinar continuamente la forma de visualizar el progreso y los problemas, así como las reglas que gobiernan nuestro proceso de trabajo. Además, nuestro contexto irá cambiando y eso necesitará evolucionar la forma de trabajar. Y esto acabará requiriendo modificaciones periódicas en nuestro tablero. Fáciles de aplicar, pero importantes en términos de su impacto.
7.- No medir el lead time (ni otras métricas Kanban)
Muchos equipos están encantados con la colaboración y simplificación del trabajo que permite un tablero. Pero algunos no recogen métricas porque esto lleva un trabajo añadido si no disponen de una herramienta electrónica de Kanban que lo automatice.
El lead time (y su distribución) es la forma en la que se manifiesta el grado de agilidad de nuestro sistema.
Si no se mide el lead time no se sabe lo bien que se está haciendo. De la misma forma hay otros indicadores que informan de las causas detrás de esos tiempos de entrega.
Y sin estas métricas no se pueden analizar adecuadamente las oportunidades de mejora ni prever su impacto.
Los problemas descritos anteriormente se pueden evitar si conoces las claves del método Kanban y cómo aplicar las prácticas apropiadas a cada problema.
Para esto cuentas con nuestro seminario Kanban Acelerate y nuestra certificación en Kanban que te permitirán, además, obtener las diferentes certificaciones de esta metodología ágil.
¡Es hora de certificarte!
No importa si eres novato en esto de Scrum o si eres un experto en metodologías ágiles, te mostramos 10 beneficios que desde el punto de vista de SprinTeam tiene la certificación Scrum Master:
1.- Obtener una base sólida de conocimiento de Scrum
Si todavía no has utilizado la metodología Scrum, lograr la certificación te enseñará las habilidades necesarias para aplicarlo de manera efectiva. Si tu empresa ha comenzado a implementar la metodología Scrum y necesita perfeccionar, lograr cualquier certificación scrum desarrollará tu base de conocimiento.
¿Ya tienes experiencia con Scrum o no tienes ningún conocimiento acerca de ello? No te preocupes en SprinTeam tenemos un completo porfolio que se adapta a tus necesidades en cada momento.
2.- Cambiar la forma de pensar
Scrum es una metodología ágil, y para usarla de manera efectiva necesitarás contar con mentalidad ágil. El ingrediente más importante de un enfoque ágil y autosuficiente es un equipo con mentalidad ágil.
Las formaciones y la certificación ayudarán a conectar esta mentalidad en el entorno de tu empresa. Como equipo, podrás pensar de forma ágil, lo que generará más acuerdo, una mejor cohesión del equipo y proyectos más exitosos.
3.- Mantenerse relevante y comercializable en el mundo laboral
Las certificaciones son una forma fantástica de promocionarse frente a futuros empleadores o head hunters, y demostrar que comprendes plenamente un campo determinado.
Cualquier certificación de scrum ampliará tus oportunidades laborales en cualquier organización que emplee prácticas ágiles. Estas certificaciones también demuestra que posees una mentalidad ágil y una gran cantidad de conocimiento ágil relevante para cada organización o industria que utiliza estas prácticas.
4.- Beneficiar a tu empresa al contar con certificaciones en Scrum
Adoptar una nueva metodología es una gran decisión para cualquier empresa porque afecta a toda la organización: personas, procesos, clientes y administración.
Debido a esto, es importante para todas las partes interesadas que puedan lograr algunos beneficios tangibles y reales rápidamente. Con calendarios de lanzamiento predecibles y repetibles y equipos autogestionados, Scrum realmente brilla en este aspecto.
Sin embargo, la falta de conocimiento de Scrum puede no arrojar los resultados prometedores que la gerencia quiera obtener. Sin la certificación y el conocimiento requerido obtenido a través del proceso de certificación, es posible que pierdas la oportunidad para hacer que Scrum avance en tu organización.
5.- Influenciar a tu empresa para adoptar metodologías ágiles
La gerencia se sentirá más cómoda invirtiendo en una metodología como Scrum, si ya hay algunos profesionales probados y ágiles dentro de la organización. Una certificación de Scrum Master le muestra a la administración que está listo para implementar la metodología Scrum.
6.- Trabajar mejor con tus compañeros
Las certificaciones en Scrum tendrán un efecto positivo cuando trabajes con tus colegas. Al obtener la certificación con las personas que trabajas, juntos construiran y reforzaran el mismo vocabulario y la misa base de conocimiento del Scrum que será aplicable a tu negocio.
Si no realizas el mismo curso que tus colegas, no importa, de igual forma te beneficiarás. Cada formador de Scrum varia en su estilo y lo que aprendas será diferente, pero la base de conocimiento será la misma, aunque se haya centrado en diferentes aspectos de Scrum.
Al final, puede poner en común sus conocimientos con sus compañeros para una comprensión más variada de Scrum y la metodología ágil.
7.- Poner a prueba tus conocimientos de Scrum con tus colegas
Demuestra a tus compañeros que has realizado el esfuerzo necesario para obtener la certificación, que estudiaste en profundidad en lo que consiste la metodología Scrum y aprendiste a aplicarlo dentro de una organización cualquiera.
La certificación prueba el dominio de Scrum.
8.- Unirte a la comunidad de expertos Scrum
Al convertirte en un Scrum Master certificado puedes unirte a una comunidad de reconocidos expertos de Scrum comprometidos con la mejora continua y la metodología ágil.
9.- Conseguir proyectos con empleados cualificados
Si tu compañía suele competir para ganar proyectos (ya sea a través de licitaciones públicas o privadas, o similares), un equipo de profesionales en scrum certificados es una gran ventaja. Tus clientes potenciales reconocerán el valor de un equipo que puede trabajar en conjunto y aplicar Scrum de manera efectiva.
10.- Una medalla de honor
La certificación es una insignia de honor que debe llevarse con orgullo. Además, si ocupas uno de los puestos de mando dentro de tu empresa, lograr que sus empleados estén formados y certificados, demuestra vuestra inversión y compromiso con su aprendizaje. Por lo que obtendréis personal con más conocimientos que está dispuesto a aplicar sus nuevas habilidades.
«Si crees que contratar a alguien, entrenarlo y que se marche es caro, prueba a contratarlo, no entrenarlo y hacer que se quede»
¡Es hora de certificarte!