Cuando un equipo o una empresa se inicia en Kanban es muy habitual que se deje llevar por unos mitos y un conocimiento incompleto que se traduzca en errores en su implementación.
No es malo empezar de esta manera. Kanban es una metodología basada en el cambio gradual pero continuo. No ser consciente de estos problemas llevará a obtener una parte muy pequeña del gran potencial de mejora que permite este método.
Kanban abre las puertas a un gran potencial, pero aplicado en pequeñas dosis que permiten una rápida realización de mejoras atacando los cuellos de botella y puntos de apalancamiento que existan en nuestro sistema de trabajo.
1.- Tablero simplista
Un error muy típico cuando se tiene el primer contacto con Kanban es creer que, si creas un tablero con las columnas “To do”, “Doing”, “Done” o bien añadiendo una de “Ready” ya puedes capturar con eficacia las ventajas de gestionar visualmente tu sistema.
En Kanban existen muchas prácticas de gestión visual que permite representar de forma muy rica el flujo de trabajo (workflow) en un tablero.
Si no se añade riqueza al estado más importante para la gestión (la columna del doing) en forma de diferentes pasos si ello es posible, no tendremos más que una lista de tareas visual.
Con un tablero bien diseñado tú y tu equipo podrás:
- Conocer el nivel de avance de trabajo complejo y lo que queda pendiente.
- Identificar y hacer transparentes los problemas que causan retrasos o problemas de calidad en las entregas.
- Clarificar el trabajo más prioritario y cómo focalizarse para entregarlo en el momento requerido.
- Reducir el tiempo de las reuniones de coordinación.
- Mejorar la colaboración y tomar mejores decisiones como equipo, alineándoos de forma más efectiva.
Un buen tablero representa los estados más importantes de los workflows de nuestros equipos, los límites al trabajo en curso, los tipos de peticiones y su prioridad, los ítems con problemas o bloqueos, etc.
2.- Representar tareas
Otro problema habitual es representar tareas en el tablero. Lo idóneo en Kanban es representar ítems, es decir, servicios o peticiones que nos realiza un cliente, que obtendrá valor cuando las reciba una vez finalizadas.
Representar tareas demuestra que el equipo tiene un enfoque interno y no al cliente. Al cliente no le importa la cantidad y tipo de tareas que tengas que realizar para ejecutar su petición. No le importa la cantidad de tareas con la que hayas decidido realizar el servicio que ha pedido. Lo que le importa es cuándo lo tiene y que les proporcione los beneficios deseados.
Una petición puede necesitar diversas tareas para completarse. Pero ejecutar las tareas más rápido no lleva a completar las peticiones antes. Especialmente si se van alternando tareas de peticiones diferentes (lo que en el fondo no deja de ser multitasking) en lugar de centrarse en tomar y finalizar una petición concreta.
Si en lugar de hacer esto se van asumiendo continuamente tareas de diferentes peticiones los tiempos de entrega se alargarán insoportablemente. Y por mucho que se haya limitado el número de tareas que se puedan ejecutar simultáneamente en el fondo lo que estaremos haciendo será multitasking entre diferentes peticiones.
Representar ítems que sean entregables, servicios o peticiones en lugar de tareas hace que sea muy directo y simple medir su tiempo de entrega. Representar tareas puede hacer infernalmente complicado el conocer el tiempo de ejecución de dichos ítems.
3.- Copiar un tablero
Otro patrón frecuente es copiar un tablero de otro equipo o empresa que tenga una actividad similar a la nuestra. No hay nada malo en buscar inspiración. Al contrario. Pero hay que huir de las soluciones estándares. Copiar un tablero de otros hará que no traslademos al mismo:
- Las características únicas de los problemas más acuciantes para nuestro equipo.
- Las capacidades y proceso de trabajo concreto de nuestro equipo.
- Las prioridades de nuestros servicios.
- Los criterios de aceptación de las peticiones para nuestros clientes.
Todas ellas son diferencias muy sutiles pero que se traducen en diferencias que pueden llegar a ser muy importantes respecto a la forma en que debería estar diseñado nuestro tablero (y sistema) para ser realmente efectivos.
4.- Utilizar el tablero para asignar tareas y controlar el equipo
Un patrón común en organizaciones que no tienen una cultura ágil es que los managers conviertan el tablero en una herramienta de control.
Utilizarían el tablero para hacer visible la carga de trabajo de los diferentes miembros del equipo para luego asignarles el trabajo asumiendo una función de dispatching así como de pedir cuentas sobre los plazos o esfuerzos requeridos.
No hace falta decir que esto enseguida inhibirá la colaboración y creará resistencia. Se empezará a no indicar toda la información relevante, lo que hará descarrilar enseguida el sistema Kanban.
El éxito de un sistema Kanban requiere reconocer las peculiaridades del trabajo de conocimiento complejo además transparencia, confianza y respeto. Es un sistema adoptado por los participantes porque les facilita hacer bien el trabajo, no un sistema impuesto. No es un sistema para que trabajen más sino para que entreguen más valor.
5.- No limitar el WIP
Limitar la cantidad de trabajo en curso (WIP o work-in-progress) es una práctica central en Kanban que permite reducir los tiempos de entrega y aumentar la predictibilidad de los mismos.
Limitar el WIP es una práctica contraintuitiva. Parece que limita la libertad para asumir cambios en forma de iniciar nuevo trabajo. Y esto rompe con determinados estilos de dirección centrados en empujar el trabajo hacia los equipos en lugar de centrarse en ayudarlos a que finalicen trabajo.
En realidad, limitar el WIP no limita la flexibilidad sino todo lo contrario. Asegura tiempos de ejecución muy cortos lo que permite ser flexibles y que el nuevo trabajo urgente prácticamente no tenga que esperar, especialmente esta práctica se combina con el compromiso diferido. Pero también obliga a ser disciplinados y selectivos a la hora de priorizar porque si no se tendrá un sistema sobrecargado de trabajo que entregue tarde y con poca calidad.
6.- No mejorar el sistema continuamente
Kanban es una metodología de mejora y transformación. Implantarlo pero luego no utilizarlo para mejorar el sistema de trabajo existente va a llevar a reproducir los mismos resultados y problemas que existían anteriormente.
La gestión visual, el enfoque a mejorar los tiempos de entrega y la calidad son prácticas que catalizan la transformación que es el propósito de este método.
Una de las formas usuales en las que se manifiesta la no institucionalización de la mejora continua es implementar el tablero pero no evolucionarlo.
Si queremos mejorar nuestro sistema de trabajo tendremos que afinar continuamente la forma de visualizar el progreso y los problemas, así como las reglas que gobiernan nuestro proceso de trabajo. Además, nuestro contexto irá cambiando y eso necesitará evolucionar la forma de trabajar. Y esto acabará requiriendo modificaciones periódicas en nuestro tablero. Fáciles de aplicar, pero importantes en términos de su impacto.
7.- No medir el lead time (ni otras métricas Kanban)
Muchos equipos están encantados con la colaboración y simplificación del trabajo que permite un tablero. Pero algunos no recogen métricas porque esto lleva un trabajo añadido si no disponen de una herramienta electrónica de Kanban que lo automatice.
El lead time (y su distribución) es la forma en la que se manifiesta el grado de agilidad de nuestro sistema.
Si no se mide el lead time no se sabe lo bien que se está haciendo. De la misma forma hay otros indicadores que informan de las causas detrás de esos tiempos de entrega.
Y sin estas métricas no se pueden analizar adecuadamente las oportunidades de mejora ni prever su impacto.
Los problemas descritos anteriormente se pueden evitar si conoces las claves del método Kanban y cómo aplicar las prácticas apropiadas a cada problema.
Para esto cuentas con nuestro seminario Kanban Acelerate y nuestra certificación en Kanban que te permitirán, además, obtener las diferentes certificaciones de esta metodología ágil.
¡Es hora de certificarte!
Kanban es un flujo de trabajo visual, por lo que utiliza un tablero físico o digital para planear y hacer el seguimiento de tareas. En un tablero kanban se utilizan tarjetas, columnas y lo más importante, el concepto de progreso constante. Esto permite cierto control sobre el equipo y lo obliga a comprometerse a terminar el trabajo de manera continua.
David Anderson, uno de los creadores de esta metodología, fue el que construyó la base de la estructura de un tablero kanban, tiene cinco componentes:
- Señales visuales (normalmente son tarjetas)
- Columnas o listas
- Límites de tiempo para los trabajos pendientes
- Un compromiso final de entrega
- Una entrega final
Uno de los flujos de trabajo kanban más comunes y simples se compone de las listas: «Por hacer», «Hecho» y alguna que otra lista adicional dependiendo de la complejidad del proyecto. Vamos a usar este tablero de Trello para estudiar los elementos de un tablero kanban.
- Bitácora (Backlog): en esta lista se desglosa el proyecto y las partes se colocan en tarjetas individuales. También se pueden agregar tareas en las que el equipo piensa trabajar en un futuro o en las que se tendrán que trabajar eventualmente pero que todavía no se pueden colocar en la lista «Por hacer».
- Diseño: esta lista sirve para colocar las tarjetas de la bitácora que necesitan complementarse aún más. Cuando sucede esto, el equipo debe investigar o diseñar antes de moverla a la lista «En progreso».
- Por hacer: cuando la información de la tarea se ha complementado, la tarjeta se mueve a esta lista. Esta es la señal para que el equipo empiece en trabajar en ella. En este punto, se asigna a un miembro del equipo como encargado de esa tarea y se fijan las fechas de entrega.
- En progreso : cuando se mueven las tarjetas a esta lista significa que se está trabajando en ellas. Así, todo el equipo puede ver quién está trabajando en qué. Las tarjetas de Trello también facilitan la colaboración gracias a la función «Comentario», que permite hacer preguntas sobre las tareas.
- Revisar/probar: cuando una tarea está casi terminada, se mueve a esta lista para que alguien más la revise. (En el ejemplo anterior, se usó como plantilla la lista «Revisión de Código», pero puede ser una revisión de cualquier trabajo)
- Hecho: cuando la tarea se ha revisado y aprobado, se puede mover a esta lista. Es tiempo de celebrar porque tu equipo va hecho una bala con sus tareas
Recuerda, el objetivo principal del método kanban es gestionar las tareas en las que se está trabajando. Esto significa que el equipo solamente debe trabajar en un número definido de tareas a la vez, para cada proyecto. Cuando se limita la cantidad de tareas en las que se está trabajando, es mucho más fácil identificar las tareas que requieren más atención o más tiempo.
Si quieres coordinar a tu equipo, las tareas y los proyectos, les ayudaría utilizar estos Power-Ups de Trello:
- Power-Up «Límites de lista”: este Power-Up permite delimitar el número máximo de tarjetas que pueden estar en una lista. Si se agregan demasiadas tarjetas en la lista, esta se resaltará automáticamente para que todos vean que esta parte del flujo de trabajo se está atrasando
- Power-Up «Envejecimiento de tarjetas»: ¿tienes demasiadas ideas en tu bitácora? Puedes usar el Power-Up Envejecimiento de tarjetas para detectar rápidamente las tarjetas que no han estado activas en un buen rato. Esas tarjetas cambian su apariencia para indicarte que es hora de que les eches un ojo.
- Power-Up Approvals: puedes activar este Power-Up cuando muevas las tarjetas a cualquiera de las listas de revisión. Así los managers pueden darle el visto bueno a las tareas con un sólo clic (todos reciben la señal de que la tarea se puede mover a la lista «Hecho»).
Con un tablero kanban digital todos tienen acceso a todo el trabajo sin importar en dónde te encuentres o en dónde se encuentre tu equipo. Además fomenta la colaboración con los demás y permite estar al tanto con las actualizaciones. Un tablero kanban también funciona como una «fuente de datos» porque puedes comentar las tarjetas, adjuntar documentos y más.
El método kanban es una manera muy efectiva para lograr que los equipos sean más productivos, flexibles y claros.
Fuente: https://blog.trello.com/es/metodologia-kanban
Probablemente, hayas escuchado el término “tablero de gestión Kanban»; pero ¿para qué se utiliza?, ¿quién puede usarlo?, ¿yo también lo necesito?, estas son cuestiones que muchas personas y equipos de trabajo se plantean actualmente y cuyas respuestas encontrarás en este artículo.
Definición de tablero de Kanban o (Kanban Board)
Kanban es una palabra de origen japonés que significa: «señal visual», “tablero” o «tarjeta visual», por lo que se podría definir como una herramienta visual para la gestión del flujo de trabajo. El objetivo de Kanban es ayudar a que tu equipo de trabajo pueda asegurarse de que cada parte del proyecto se construya y priorice con el mismo nivel de cuidado en cada paso.
El tablero kanban es una forma de organizar y priorizar tu flujo de actividades con transparencia y responsabilidad. Básicamente, el tablero se divide en columnas, cada columna representando una fase del proceso o un estado en el que se pueden encontrar las distintas tareas que componen el proceso.
Actualmente tenemos a nuestra disposición desarrollados modelos de gestión de proyectos online que nos ayudan a ordenar el día a día de nuestros equipos
Ejemplo de tablero Kanban
Por ejemplo, para los equipos de trabajo que siguen una metodología SCRUM, el tablero se podría dividir en las columnas:
- Backlog
- To do
- In progress
- Done
Kanban se centra en el estado de cada actividad y no en sus fechas de vencimiento. Cada tarea se mueve a través de diferentes etapas (las columnas del tablero); por ejemplo, puede pasar del estado To Do (por hacer) al que indica In progress (en progreso), llegando finalmente al Done (completado).
¿Quién puede utilizar Kanban?
No existe un grupo específico al que vaya dirigida la metodología de Kanban. Esto se debe a que prácticamente cualquiera puede beneficiarse del uso de elementos visuales para la mejora de la comunicación y para agilizar los procesos.
Kanban es utilizado por profesionales y equipos de trabajo para mejorar la gestión de proyectos en una amplia variedad de entornos. Es usado en supermercados, líneas de montaje de automóviles o empresas de desarrollo de software. Sin importar la naturaleza del equipo, Kanban les permite mejorar su flujo de trabajo.
¿Cómo hacer que usar Kanban sea realmente efectivo?
1. Visualizar el trabajo
Es imprescindible generar un modelo visual e intuitivo del flujo de trabajo y de cómo las tareas son ejecutadas, así como identificar las columnas que queremos poner en nuestro tablero Kanban.
2. Limitar el trabajo en curso
Un problema frecuente en los equipos de trabajo suele ser que las personas tenemos muchos flancos abiertos, es decir atendemos muchas tareas al mismo tiempo y terminamos por no cerrar ninguna. Limitar la cantidad de trabajo pendiente en curso, minimiza el tiempo que le lleva a un elemento viajar a través del sistema Kanban.
3. Planificar las tareas para periodos cortos
Tener periodos cortos de planificación del trabajo hace que la cantidad de tareas definidas sea menor. Esto es importante porque nos permite poner el foco en pocos elementos y garantizar que se realicen en tiempo y con la calidad necesaria.
Tener muchas tareas sin resolver en el tablero puede desmotivar al equipo. Es mejor, mantener un número limitado de tareas y que el equipo tenga la satisfacción de ver cómo éstas se van resolviendo.
4. Mejora continua
Un sistema Kanban siempre se puede perfeccionar, sin importar lo bueno que sea. Es necesario analizar el feedback de los equipos de trabajo y también que estos experimenten sin miedo. Los resultados permiten cambiar el sistema y mejorar cada vez más la efectividad del equipo.
Fuente: https://www.getbillage.com/es/blog/tablero-gestion-kanban
Six Sigma es una metodología de trabajo aplicada a la empresa cuyo objetivo es medir la eficiencia operativa de la empresa y buscar soluciones y alternativas para mejorarla.
Esta metodología sirve para eliminar la variabilidad, mejorar la calidad, los costos y el tiempo de cualquier proceso o servicio. Es junto con el enfoque de mejora Lean una de las metodologías más avanzadas para la mejora de procesos. La meta final del método Six Sigma es mejorar los procesos y procedimientos dentro de la empresa hasta llegar a un nivel de Sigma 6.
El objetivo de este método es alcanzar un grado de eficiencia del 99,99966%, lo que significa que tan solo 3,4 productos de cada 1.000.000 de unidades fabricadas le llegarán a los clientes defectuosos o fuera de los parámetros acordados.
Un proceso con un elevado nivel de “Sigma” (el máximo es seis) significa que ha alcanzado un nivel de CALIDAD óptimo, una alta ESTABILIDAD, obtiene la satisfacción del CLIENTE, se encuentra bajo CONTROL y es fácilmente MEDIBLE.
Six Sigma funciona a través de la utilización de dos metodologías secundarias; DMAIC que significa Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar y que se utiliza para los procesos existentes y DMADV, que se utiliza para los nuevos procesos que significa Definir, Medir, Analizar, Diseño y Verificar.
¿Cómo beneficia a las organizaciones implementar el modelo six sigma?
La implementación de este método en una empresa ofrece una serie de beneficios. Sin embargo, hay seis ventajas principales que queremos explicar a continuación:
#1: Mejora de la lealtad del cliente:
Cualquier empresa quiere retener a sus clientes. En efecto, este es un factor clave para el éxito de una empresa. Pero, por supuesto, la lealtad y retención de clientes solamente es el resultado de los altos niveles de satisfacción que el cliente espera.
#2: Gestión del tiempo:
El empleo de una metodología Six Sigma dentro de su empresa puede ayudar a que los empleados manejen sus tiempos con mayor eficacia, lo que resulta en una mayor eficiencia para su empresa teniendo empleados más productivos. Se les pide a los usuarios que establezcan objetivos SMART y luego apliquen los principios del Six Sigma para esos objetivos.
#3: Reducción del ciclo del tiempo:
Desafortunadamente, la mayoría de las empresas se embarcan en proyectos que terminan extendiéndose más allá del plazo original y a menudo porque se plantean cambios en el alcance del proyecto o hay un cambio en la gestión de ese proyecto. Mediante el uso de Six Sigma, una empresa puede crear un equipo de empleados experimentados de todos los niveles dentro de su organización y de cada departamento funcional.
#4: Motivación del empleado:
Todas las empresas, cuando están destinadas a tener éxito, necesitan de empleados que actúen de la manera correcta. Pero para que los empleados actúen de esa manera, deben estar lo suficientemente motivados. De hecho, las organizaciones que están dispuestas a comprometerse plenamente con sus empleados han demostrado un 25%/50% de aumento en su productividad.
#5: Planificación Estratégica:
Six Sigma puede desempeñar un papel fundamental en una visión estratégica. Una vez que su negocio se ha creado una declaración de misión y llevado a cabo un análisis FODA, entonces Six Sigma puede ayudarle a concentrarse en las áreas a mejorar.
Por ejemplo, si su estrategia de negocio se basa en ser un líder en costes dentro de su mercado, entonces Six Sigma puede ser útil para mejorar los procesos internos, aumentar el rendimiento, eliminar la complejidad innecesaria y ganar o mantener acuerdos con proveedores de más bajo costos.
#6: Gestión de la Cadena de Suministro:
Como se mencionó anteriormente, el objetivo de Six Sigma es tener una tasa de defectos baja en sus procesos, y sus proveedores tienen una gran influencia al intentar cumplir este objetivo. Una de las posibles formas de reducir el riesgo de defectos es el uso de Six Sigma para reducir el número de proveedores que su negocio tiene, ya que esto a su vez reduce el riesgo de defectos.
Fuente : https://icidemexico.com/six-sigma-que-es-y-cuales-son-sus-beneficios-en-una-organizacion/?fbclid=IwAR2J-y_q_I6EpcQ8hqE2GIpWP9sCkvnbY-LTGH5ZSgpQM2CLT7qzswsv9rg
Los creadores del Método Kanban crearon 4 preguntas conversar determinar si Kanban realmente está teniendo un impacto favorable en la organización. A estas preguntas, se les conoce como “Kanban Litmus Test” (O Prueba del ácido de Kanban).
Las preguntas se deben responder con un “SI” contundente, si no puedes responder afirmativamente a 2 de estas preguntas, es poco probable que hayas adoptado completamente Kanban.
1. ¿Ha cambiado el comportamiento de la Dirección para habilitar Kanban?
Es necesario líderes que respeten las políticas y acuerdos del sistema kanban. Uno de sus principios es permitir que las personas se organicen, que existan límites de trabajo para evitar la sobrecarga y mejorar el flujo del trabajo.
2. ¿Ha cambiado la interacción con los clientes apoyándonos del sistema Kanban?
Las áreas y equipos de una organización en realidad son una red interconectada de servicios, estos pueden para planificar, secuenciar y elegir el trabajo tomando en cuenta las expectativas del cliente al hacerlo en conjunto.
3. ¿Ha cambiado la forma de hacer acuerdos con los clientes a raíz de Kanban?
Los acuerdos, o las expectativas de nivel de servicio, debería estar basada en un rendimiento del servicio medido, por ejemplo, a través de Tiempo de entrega y Tasa de entrega, esto con la intención de mejorar nuestros acuerdos, y cambiar de predicciones deterministas a predicciones probabilísticas.
4. ¿Ha cambiado el modelo de negocio hacia una prestación de servicios?
Conforme la organización evoluciona con la ayuda de Kanban, comenzamos a pensar en entrega de servicios más que solo simples tareas o actividades. De esta forma, fomentamos la entrega de valor, capacidad de distribución para esos servicios y métricas para establecer la demanda de esos servicios.
Zamora, S. (8 de octubre de 2020). Ok, ya tengo un tablero, pero ¿de verdad adopte Kanban. The fullmetal Agilists. Recuperado de https://fullmetalagilist.wordpress.com/2020/09/03/ok-ya-tengo-un-tablero-pero-de-verdad-adopte-kanban/